Hvordan skrive et notat som faktisk blir lest?

09.08.2017

0

«Øh … joda, jeg har lest notatet ditt, men kan du ikke bare gå raskt gjennom det?»

Du tror kanskje at bare du sender ut en e-post med ett notat, så blir det lest, forstått og husket?

Jeg må dessverre skuffe deg. I en travel arbeidsdag forblir mange e-post ulest og mange notater knapt åpnet. Er du heldig, leser mottaker det første avsnittet. Og er du skikkelig heldig, skummes hele notatet igjennom i all hast hvor mottaker knapt husker hva han eller hun har lest to minutter etterpå. 

Hva kan du gjøre for å øke sannsynligheten for at ditt notat blir lest, forstått og husket etterpå?

 

Her skal du få 3 nyttige tips:

1. Kort

Alle notater bør være på maks en A4-side, med leservennlige bokstaver og halvannen linjeavstand. Det er bedre med flere korte avsnitt, enn at teksten fyller hele siden fortløpende.
 

2. Skriv det viktigste først

Start med konklusjonen, forslaget ditt eller standpunktet ditt. Deretter kommer den viktigste begrunnelsen, gjerne punktvis. Punkter trigger øynene til å lese videre. Til slutt kommer detaljene. Dersom mottaker ikke rekker å lese alt, har han eller hun iallefall fått med seg det viktigste.
 

3. Gjør det relevant og interessant

Forklar kort hvorfor dette er relevant, viktig og nyttig for den som leser. Vi liker å se på oss selv som rause og uselviske, men sannheten er at vi liker helst å lese om det som angår oss selv.

Et billig triks vi kan låne av assistentene til Donald Trump illustreres glitrende her:

Da Trump dro på sin første utenlandstur i sommer, ga assistentene ham en grunnleggende innføring om landene han skulle besøke. Trump er berømt for sin utålmodighet og korte konsentrasjonsevne når det kommer til å lese notater. Assistentene utformet derfor korte notater med kart, bilder og tekst som maksimalt utgjorde en A4-side. For å få ham til å lese hele notatet, sørget de for å legge inn hans eget navn så ofte som mulig.
 

Overgangen fra papir til skjerm gjør av vi leser på en helt annen måte enn før. Mengden informasjon vi bombaderes av er mangedoblet på få ti-år. Vår evne og vilje til å sette av tid til å lese lange dokumenter er blitt redusert. Dette lønner det seg å ta hensyn til når vi sender e-post med notater.

Choire Sicha, tidligere redaktør for The New York Observer og den kommende redaktøren av Styles, New York Times, sa for noen få år siden til The Wall Street Journal at han behandlet e-posten sin som en Twitter-strøm: 

«Jeg stopper opp ved det som evner å fange min oppmerksomhet. Resten lar jeg fare.»

 

Lykke til!

Anne Karin