"Viddevakten" redder møtet ditt

11.01.2018

0

Jobber du i en organisasjon med mange møter?
Opplever du at møtene tar litt for mye tid av kalenderen din?

 

40% av møtetiden vår er bortkastet. Det tilsvarer over 7 timer per uke - en hel arbeidsdag - hvis du bruker 19 timer på møter per uke (snitt for norske ledere).


Her skal du få ett av mine beste og mest effektive tips til hvordan du kan korte ned på møtetiden samtidig som møtene blir mer fokuserte og nyttige slik at dere når målet med møtet og skaper resultater.

I følge Bang/Øverland ved Oslo Universitet, som forsker på norske ledergrupper, er ca 40% av møtetiden vår bortkastet. En av de viktigste årsakene til dette, er at møtene sporer av:

  • Noen «kupper» møtet ved å ta opp en sak som er viktig for dem, men som ikke står på agendaen. 
  • Noen forteller noe som ikke er relevant for saken dere diskuterer, alt fra anekdoter fra et kundemøte eller en forretningsreise, til mer private emner som ferieturer, siste helgs fotballrunde eller hvilken vin som passer best til torsk. 
  • Noen henger seg opp i uvensentlige detaljer, og som bruker mange minutter av møtet til å diskutere akkurat disse, uten at det tilfører saken og møtet noen verdi.

 

Løsning: En "Viddevakt"

Det er selvsagt møteleders jobb å lede møte, og styre møtedeltakerne. Det kan imidlertidig være krevende å være møteleder. Derfor kan det lønne seg å delegere noe av ansvaret til en av deltakerne, som kan bistå møteleder med å holde flokken samlet og fokusert. 

Det er «Viddevakten». 

«Viddevakten»  har kun en oppgave, og det er å stoppe alle de som sporer av fra agendaen, alle de som «havner ut på vidda». 
 

Hvem skal du velge som «Viddevakt»?

Utfordringen til «Viddevakten» er at han/hun:

  • Må tørre å stoppe kollegaer som mener seg berettiget til å ha ordet, det kan oppleves som ubehagelig.
  • Evner å være tydelig og kortfattet, slik at fokuset raskt vendes tilbake til agendaen.
  • Selv passer på å ikke havne ute på vidda.

Det er uten tvil noen som er bedre egnet til denne oppgaven enn andre. 
 

«Rød handlekraftig» den perfekte kandidaten

Er du i tvil hvem du skal velge, vil jeg anbefale han eller hun som er litt utålmodig, saksorientert og resultatorientert (du kan lese mer om «Rød handlekraftig arketype» her). De vil ha mindre betenkeligheter med å avbryte kollegaer som er på vei ute på vidda, de har alltid ett blikk på agendaen og det andre på klokka, og de er ikke typen til å skravle bort et møte.

De har en par svakheter som «Viddevakt». De kan «kuppe» møtet hvis de har en sak som brenner for dem, men som ikke står på agendaen, eller ta over som møteleder. Det bør møteleder være oppmerksom på. 
 

"Viddevakt" inn på møteinnkallingen

Derfor; lag en ekstra linje på møteinnkallingen. I tillegg til å opplyse om hvem som er Møteleder og Referent, tilføy «Viddevakt». Det gir også ett ekstra signal til møtedeltakerne om at de skal holde seg til agendaen og motstå fristelsen til å spore av - ute på vidda. Ellers vil de merke «Viddevaktens» svøpe, og hvem vil egentlig det?

Helt til slutt, vi har fire ledige plasser på vårt åpne kurs i «Krystallklart budskap - praktisk, moderne retorikk» den 12. - 13. februar i Oslo. Et godt kurs for både møtedeltakere som trenger hjelp til å bli kortfattet og å holde seg til saken, samt møteledere som trenger hjelp til å bli en tydelig og trygg møteleder. Du kan lese mer om kurset her!

Ha en flott dag videre!

Anne Karin

 

PS! Jeg lærte om «Viddevakten» under et seminar jeg holdt for Vefsn og Levanger kommune i fjor. Tusen takk til Viggo Murvold for tipset!