Slik håndterer du negative innvendinger

12.04.2018

0

En av grunnen til at mange er nervøse når de skal holde presentasjoner, er frykten for å bli utfordret av tilhørerne. Hvordan du takler dette kan være avgjørende for utfallet av saken du presenterer.

Merker dine tilhørere at du blir defensiv, at du trekker deg unna, kan det svekke troverdigheten din. Flakkende blikk, en skjelvende stemme og et nølende svar virker ikke tillitsvekkende.

Hvis du derimot står støtt og svarer på utfordringen uten å vike med blikket, kan du derimot vippe denne vanskelige situasjonen til din fordel.

Her skal du få noen tips til hvordan du kan håndtere en slik situasjon med utfordrende tilhørere.
 

1. VÆR ROLIG OG PROFESJONELL

Som liten lærte min onkel meg å spille et kortspill som heter Mattis. Hans mantra var «Aldri vis tegn til svakhet når du spiller Mattis».

Denne læresetningen har kommet godt med i mange situasjoner gjennom livet, ikke minst når jeg har holdt presentasjoner for et krevende publikum. Det har gitt meg god øvelse i å beholde roen selv når det koker, og ikke la følelsene ta overhånd.

Så behold roen og la den rasjonelle hjernehalvdelen styre tankene og ordene dine. Stå stødig på sterke bein, kjenn at du har god kontakt med gulvet. Rett opp ryggen slik at du får en strak holdning og holdt blikket til den som utfordrer deg. Opptre vennlig og respektfullt.
 

2. IKKE TA DET PERSONLIG

Selv om du blir utfordret, trenger det ikke å skyldes at noen er ute etter å ta deg (selv om det også kan forekomme). Som regel blir du utfordret fordi vedkommende rett og slett ønsker mer informasjon eller trenger å bli forsikret om at du har tenkt på alle detaljer, nyanser og eventualiteter. Det handler primært om et behov for trygghet - hos tilhøreren. Det handler altså ikke om deg, men om henne.
 

3. LYTT OG SYMPATISER

Er tilhøreren som utfordrer deg misfornøyd med presentasjonen din, kan det være at du fornemmer at vedkommende er frustrert eller oppgitt. La derfor vedkommende få blåst ut følelsene sine og la ham få forklare hva som er problemet. Ikke avbryt, men lytt tålmodig slik at du får avdekket hva han mener. Det er viktig at du virkelig har forstått hva han mener, slik at det ikke baller på seg med misforståelser.

Anerkjenn alltid hans spørsmål eller innvendig ved å feks. si: «Så bra at du spør om det …» eller «Takk for at du tar opp det …». Vis velvilje for hans side av saken og uttrykk forståelse for at innvendingen hans er relevant, viktig og/eller interessant. Vi mennesker har et stort behov for å bli forstått, og det er derfor viktig at du uttrykker forståelse både for reaksjonen hans og synspunktene hans.
 

4. GJØR INNRØMMELSER OG FINN LØSNINGER

Ikke vær redd for å gjøre innrømmelser. Har du gjort en feil, si unnskyld. Har du glemt å ta med viktig informasjon som du burde tatt med, si beklager. Vet du ikke svaret, si at du ikke vet. 

Å gjøre innrømmelser er ikke et nederlag, det er å vise at du er menneskelig. Troverdigheten din svekkes heller ikke, tvert i mot, den kan komme styrket ut av en slik situasjon hvis du håndterer den klokt. Ditt mål er å ta i mot innvendingen uten at prosessen stopper opp.

Her er noen alternative måter å respondere på: 

«Takk for spørsmålet ditt. Du har helt rett i at det å investere i en ny prosjektportal blir dyrt. Jeg mener likevel at behovet er så presserende at vi må vurdere dette. Hvis det er i orden, så kan jeg til neste ledermøte undersøke behovet mer grundig i organisasjonen samt innhente tilbud fra tre ulike leverandører?»

«Takk for spørsmålet ditt, det er faktisk et veldig godt spørsmål, som jeg ikke har tenkt på. Jeg vet rett og slett ikke. Jeg må få tenke litt på det og undersøke litt nærmere, før jeg gir deg et svar. Er det i orden? Fint! Det som også er viktig i denne saken er ..." (og så går du tilbake til presentasjonen din).

«Takk for spørsmålet ditt. Jeg ser jeg burde tatt med kvartalstallene inn i analysen min, jeg beklager at jeg ikke gjorde det med en gang, og takk igjen - for at du påpekte det som nå ser temmelig innlysende ut (et lite skjevt smil). Jeg mener likevel at konklusjonen står seg, men jeg skal dobbeltsjekke med en gang når jeg kommer tilbake på kontoret og sende dere en oppdattering på e-post før jeg går i dag. Er det i orden? Flott. Forutsatt at konklusjonen står seg, hva syns dere om forslaget mitt? Er dette noe vi bør gå videre med?» 
 

5. LÆR AV DINE FEIL OG SE MULIGHETEN TIL VEKST

En utfordring fra en tilhører er vel så mye en gavepakning som et potensielt nederlag. Ingen er perfekte, og selv den beste kan gjøre feil. Forskjellen på de beste og resten av røkla, er at de beste er ydmyke og villige til å lære. Hele tiden.

Andre mennesker som tenker annereldes enn deg, kan fort oppleves som krevende. Tenk heller på dem som mennesker som kan hjelpe deg til å utvide horisonten din og vokse. De er en kilde til ny kunnskap, nye perspektiv.

Ta i mot alle vanskelige spørsmål, kritiske kommentarer og innvendinger med en utstrakt hånd, en direkte blikk og et vennlig smil. Behold roen og vær alltid ærlig.

På den måten øker du ikke bare sannsynligheten for å få støtte til forslaget ditt, du styrker sannsynligvis også troverdigheten din og omdømmet ditt

Lykke til!