Gode tips til effektive videomøter

25.09.2018

0

I dag foregår stadig flere møter via video. Dette er smart og hensiktsmessig da bedriftene sparer penger og de ansatte sparer tid som ellers ville gått med til reising. Videomøtene har imidlertid også sine utfordringer:

  • Mye av den non-verbale kommunikasjonen forsvinner. Det betyr at antall misforståelser øker. 
  • Møtene kan oppleves som kjedeligere, noe som frister deltakerne til å multi-taske. 
  • Den som leder møtet har ikke det samme overblikket og kontrollen over møtedeltakerne. 
  • Sist men ikke minst, den som gjennomfører presentasjonen står ovenfor en større utfordring når det kommer til å skape kontakt med de andre møtedeltakerne. 

Alt i alt fører dette til at kommunikasjonen mellom deltakerne blir dårligere. Deltakerne vil mentalt fade inn og ut av presentasjonen, og sjelden vil alle møtedeltakerne befinne seg på samme sted samtidig. Resultatet er at deltakerne sitter igjen med kun bruddstykker av presentasjonen som er blitt holdt, og disse bruddstykkene vil være forskjellige fra person til person. Dette er ikke et godt utgangspunkt for diskusjonen og eventuelle beslutningen som skal tas etterpå.

Dette stiller ekstra krav til både møteleder, deltakerne og ikke minst; han eller hun som skal holde en presentasjon under et videomøte.

Her skal du få noen skikkelig gode og praktiske tips som hjelper deg å skape effektive og nyttige videomøter!
 

Tips til deg som skal holde en presentasjon i et videomøte

Alle presentasjoner, uansett om de leveres under et videomøte eller i et møterom foran flere kollegaer, bør være korte, strukturerte og lettforståelige. De bør også formidles med innlevelse og passende gestikulering. Disse allmenne reglene gjelder enda mer for videomøter. Du bør altså være enda mer bevisst på dette når du forbereder og leverer en presentasjon under et videomøte.

Her kommer 7 tips som kan hjelpe deg som skal presentere:

  1. Lyd er viktigst. Pass på at du er nær mikrofonen og at du snakker direkte til denne. 
  2. Se inn i kameraet og ikke ned på din egen pc-skjerm. Du framstår som mer ærlig og oppriktig på denne måten og møtedeltakerne vil oppleve det som om at du ser dem. Det vil automatisk føre til at de følger bedre med på det du sier.
  3. Stå hvis du har muligheten til det. Når du står hjelper du kroppen din til å puste bedre, stemmen din blir sterkere og mer behagelig å høre på og du framstår som mer autoritær. Plasser pc-en din på en stol (på møtebordet) slik at kameraet er i din øyehøyde.
  4. Pass på at du ikke står med vinduet bak deg. Det skyggelegger ansiktet ditt. Å bruke litt tid på litt bevisst lyssetting er ofte verd tiden det tar.
  5. Kle deg etter forholdene. Selv om det er videomøte kommuniserer klærne dine. Unngå mønstrete klær og smykker som klirrer.
  6. Pass på at ansiktet ditt ikke er for skinnende. Invester i kamera-vennlig makeup om du ofte holder presentasjoner under videomøter. Dette gjelder vel så mye for menn som for kvinner. Et minimum er et godt pudder. Man skulle egentlig ikke tro at det betydde så mye, men et skinnende ansikt kan virke «svett og nervøst» på skjerm, noe som igjen kan redusere autoriteten og troverdigheten.
  7. Pass på at du alltid står og gestikulerer innenfor kameraets rekkevidde.
     

Tips til deg som skal lede et videomøte

En av de viktigste årsakene til at våre møter blir ineffektive og lite produktive skyldes dessverre en svak møteleder. Å lede et videomøte er enda mer krevende enn å lede et møte hvor alle er fysisk tilstede. Du kan ikke alltid se møtedeltakerne, du har ingen kontroll på hva de egentlig holder på med og det er vanskeligere å engasjere dem.

Her kommer 5 tips til deg som er møteleder:

  1. Send ut en agenda minst 48 timer i forveien med en klar beskrivelse av hva som skal tas opp under møtet, dokumenter som skal leses på forhånd og hva du forventer å få ut av møtet. Dette hjelper deltakerne å forberede seg og vil øke både effektiviteten og nytteverdien av møtet.
  2. Inkluder i agendaen en instruksjon for oppkobling, og utnevn de som skal sørge for oppkoblingen. Disse bør komme noen minutter i forveien, slik at de øvrige deltakerne slipper å vente. Er det et møte hvor alle sitter hver for seg, må selvsagt alle gjøre dette selv.
  3. Be vedkommende som skal holde presentasjonen om å teste at denne virker på forhånd. Gjør dette eventuelt sammen med vedkommende i forkant av møtet.
  4. Bruk navnene til møtedeltakerne hyppig. Da føler møtedeltakerne seg sett, noe som gjør at de skjerper seg og blir mer tilstedet i møtet.
  5. Oppsummer møtet på slutten og sjekk med møtedeltakerne om dere er på samme sted: Nådde vi målet med møtet? Hvem skal gjøre hva innen når?
     

Tips til deg som er deltaker i et videomøte

Mange syns møter er kjedelige og tidkrevende, et "nødvendig onde". Det snakkes mye og unødvendig, og presentasjonene er langdryge, detaljerte og kjedelige. Det er ikke lett å være konsentrert og skjerpet, spesielt ikke når det er flere tidsfrister som brenner og mange som venter på et svar fra deg. Likevel er møtet avhengig av at du er mentalt tilstedet og gjør ditt beste for å bidra til å skape et efektivt og nyttig møte. At du klarer å la være å sjekke eposten, jobbe med noe annet eller surfe på nettet samtidig som de andre snakker - samme hvor kjedelig du syns det er.

Her kommer 5 tips til deg som er deltaker:

  1. Sett deg nærme kameraet slik at de andre kan se ansiktet ditt. Ikke minst er det viktig for hun som holder presentasjonen å kunne lese ansiktet ditt slik at hun kan stoppe opp hvis det er noe du ikke forstår. Det er også viktig for møteleder å se ansiktet ditt, slik at han kan lede møtet på en effektiv måte. Hvis det er et videomøte, ikke slå av skjermen for å skjule at du egentlig gjør andre ting. Det er respektløst ovenfor kollegaene dine.
  2. Ikke sitt med et vindu bak deg, det skyggelegger ansiktet ditt.
  3. Når du snakker, snakk inn i mikrofonen. Dette er lett å glemme hvis det er flere rundt møtebordet ett sted, samtidig som noen av deltakerne sitter lokalisert et annet sted. 
  4. Fjern støykilder; ikke spis eller drikk under møtet, evt. slå på mute-knappen når du ikke snakker.
  5. Når du tar ordet; snakk passe langsomt og tydelig, fatt deg i korthet. 
     

Tillit bygges best ansikt til ansikt

Helt til sist; det er ikke alltid det lønner seg med videomøte selv om dere sparer både tid og penger. Tillit er grunnlaget for all god kommunikasjon og samarbeid, og tillit bygges best og raskest ved å møtes ansikt til ansikt. Det er også lettere å få aksept fra en kunde eller samarbeidspartner ansikt til ansikt, og et løfte stikker dypere. 

En kunde sa dette til meg under et møte for et par år siden: «Jeg reiser alltid ut hvis det er snakk om mennesker jeg ikke har møtt før. Jeg må kjenne lukta av de før jeg kan sette meg ned og gjennomføre videomøte med dem».

Bygg relasjon og tillit først ansikt til ansikt, deretter videomøter.


Sensitive tema egner seg sjelden for videomøte

Ikke alle saker egner seg til å tas opp i et videomøte. Saker som involverer sterke følelser bør helst gjennomføres ansikt til ansikt, da det non-verbale språket i slike tilfeller utgjør mer enn 90% av kommunikasjonen.

I tillegg har fysisk avstand en tendens til å dyrke fram negative tanker, holdninger og følelser, jfr. hvordan folk reagerer på sosiale medier og i trafikken når de sitter «i skjul» i bilen sin.

Derfor, er temaet delikat og sensitivt kan et fysisk møte bli mer effektivt og føre til et bedre resultat, enn et videomøte, selv om det koster mer og tar litt lengre tid å gjennomføre.
 

Oppsummert:

  • Still ekstra godt forberedt til videomøter
  • Snakk kortfattet og lettforståelig
  • Snakk inn i mikrofonen, se inn i kameraet
  • Bruk navnene til hverandre hyppig
  • Videomøter egner seg best når tilliten er etablert og temaet ikke fører til sterke emosjonelle reaksjoner

Lykke til!

Anne Karin