Slik gir du tilbakemeldinger som blir tatt vel i mot

29.11.2018

0

Av og til har jeg har toppledere på kurs i «Krystallklart budskap - retorikk og kommunikasjon». En viktig del av kurset for deltakerne er å få tilbakemelding på det de sier i sine presentasjoner. Da hender det en gang i blant at en toppleder kan komme til meg etterpå og si: «Vet du, det er sikkert over 10 år siden sist jeg fikk en tilbakemelding».

Kan du tenke deg noe så trist?

I går leste jeg i Finansavisen at nye toppledere føler seg ensomme. Jeg tror det kan være mange toppledere som er ensomme, ikke bare de nye, men også de som har hatt jobben noen år. De er alene med ansvaret, og i allefall de gode topplederne er rause til å gi æren til sine ansatte når det går godt, og tar hovedansvaret når det går dårlig. Et av våre mest grunnleggende behov er å tilhøre en flokk, og å bli sett. Som toppleder blir du sett - hele tiden, men jeg tør påstå det er mer posisjonen som blir sett, Adm.dir, enn personen Kari Hansen eller Tore Nilsen. Når sist ga du din leder eller toppleder en ærlig, konstruktiv tilbakemelding?

Skummelt, sier du?

Selvsagt er det skummelt. Vi liker ikke å gi tilbakemeldinger, og i mange tilfeller liker vi heller ikke å få tilbakemeldinger. Dette er synd, for vi trenger tilbakemeldinger på å vokse, for å skape en vinnerkultur på jobb. Tilbakemeldinger er som gjødsel. Med riktig gjødsel vil planten vokse seg stor, sterk og vakker. Det gjør vi også, hvis vi får riktig gjødsel.


Så hva er riktig gjødsel?
Hvordan kan vi gi tilbakemelding slik at den andre vokser seg stor, sterk og vakker?


Jeg er ikke interessert i hva du ikke kan, jeg er bare interessert i det du er god på, og det skal jeg gjøre bedre.

 

En liten anekdote fra Bent Skammelsrud innlegg «Historien kan ingen ta fra oss. Den hadde ikke skjedd uten deg, Nils Arne» kan gi oss et lite hint: 

«Du spurte meg tidlig hva jeg kunne bidra med som Rosenborg-spiller. Jeg syntes det var et merkelig spørsmål siden du hadde hentet meg fra Malmø FF. Men jeg turte ikke annet enn å svare, så jeg neste et par gode sider med min venstrefot før jeg startet på lista over ting jeg ikke var så god på. Du stoppet meg midt i resonnementet og sa at det var ikke det som var spørsmålet. Du sa: «Jeg er ikke interessert i hva du ikke kan, jeg er bare interessert i det du er god på, og det skal jeg gjøre enda bedre». 
 

Hva har dette med tilbakemeldinger å gjøre?

Tenk litt etter hvorfor vi ikke liker å gi og ta i mot tilbakemeldinger. De er ofte negative, ikke sant? Kanskje får vi tilbakemeldinger på ting vi ikke kan gjøre noe med, som Kurs Nilsen fikk da han deltok i «World Idol». Der ble han kalt stygg av Simon Cowell og fikk beskjed av Ian Dickinson at han så ut som en hobbit. I tillegg kan det av og til være vanskelig å forstå hva tilbakemeldingen går ut på. Den er uklar og upresis, pakket inn i så mye bomull slik at den ikke skal gjøre vondt. Dessverre blir den også tilnærmet usynlig og dermed umulig å forstå.

Jeg tør påstå at de fleste tilbakemeldingene vi får, er lite konstruktive, og det gjør at når vi får tilbakemeldinger så blir vi enten defensive eller aggressive. Vi reagerer emosjonelt framfor rasjonelt, fordi vi blir utrygge, vi frykter vi har gjort en feil og vi er redde det kan skape negative konsekvenser for oss på en eller annen måte.
 

Hvordan kan vi gi tilbakemeldinger som mottaker har lyst til å ta i mot? 

Her skal du få syv tips som hjelper deg å gi tilbakemeldinger som mottaker har lyst til å ta i mot:

  1. En tillitsfull relasjon
    Tillit er grunnlaget i all kommunikasjon. Er tilliten svak eller ikke-eksisterende kan det i mange tilfeller være svært vanskelig å gi tilbakemelding som bli vel tatt i mot, samme hvor konstruktiv den er. Frykten for en skjult agenda overskygger tilbakemeldingen. Derfor er det viktig å bygge tillitsfulle relasjoner til de rundt deg. 


    "It goes without saying" - men jeg sier det likevel; alle tilbakemeldinger må selvsagt være ærlige. Ikke ros for å smiske eller fordi du tror vedkommende trenger det, det er nedlatende, og du mister troverdighet. 
     
  2. Sosial trygghet
    Den som tar i mot tilbakemeldingen din må føle sosial trygghet i ditt selskap. Han må oppleve at du sier dette av omtanke for ham, ikke fordi du skal oppnå noe. Han må føle seg verdsatt og at du vil ham vel. Dette er ikke gjort i en håndvending, det er noe du skaper hver eneste dag i måten du opptrer på mot andre. 

     
  3. Konkret
    Tilbakemeldinger som er konkrete er mye enklere å forstå. Et eksempel: «Jeg likte caset du tok med i presentasjonen din, det gjorde det mye enklere for meg å forstå problemstillingen til kunden» eller «Jeg kunne ønske at du hadde tatt med salgstallene fra i fjor. Det ville styrket argumentasjonen din og gjort det enklere for ledergruppen å ta en beslutning»

    Et eksempel på en mindre verdifull tilbakemelding, men som er svært vanlig: «Kjempebra presentasjon» etterfulgt av et bredt glis og tommelen opp. Selv om det er hyggelig å få en slik tilbakemelding, er den for lite konkret til å kunne brukes til utvikling.

     
  4. Direkte
    Mange mennesker vegrer seg for å være direkte fordi de er redde for å bli oppfattet som bryske og uvennlige. Derfor pakker de inn budskapet med mange ord og bruker gjerne litt generelle vendinger. En bedre løsning er å være direkte, men mild, dersom du er redd for å virke brysk. Gi tilbakemeldingen så direkte som mulig, og formulere denne på en enkel, strukturert og lettforståelig måte. Unngå fremmedord, faguttrykk og forkortelser. Senk tempoet og stemmevolumet når du gir tilbakemeldingen din, og se på vedkommende med varme og omtanke. Syns du dette er vanskelig, kan du late som om du skal gi tilbakemelding til barnet ditt eller et annet menneske som du er fryktelig glad i. 

     
  5. Saklig
    Pek på det som angår saken, og unngå tilbakemeldinger som går på person. Et eksempel på en usaklig tilbakemelding er: «Det var dumt av deg at du ikke tok med salgstallene i presentasjonen din, men det er jo litt typisk deg da. Du er jo ikke noe tall-menneske». Slike tilbakemeldinger er i realiteten hersketeknikker og bryter ned selvfølelsen hos mennesker. Da får du en fryktkultur og ikke en vinnerkultur. Tenk over hvilke forutsetninger mottaker har for å lykkes med det du etterlyser gjennom tilbakemeldingen din. Kanskje kan hun ikke noe om det du savner? Da kan det mer konstruktivt å komme med et tips eller gi et diskret tips til sjefen hennes. Et eksempel: «Jeg syns det er så spennende å høre på deg når du holder presentasjoner, for det er åpenbart noe du liker å gjøre. Kanskje du skulle tatt et kurs i Powerpoint så kan du bli enda bedre?»

     
  6. Ikke gi tilbakemelding til folk som ikke ber om det
    På den ene siden trenger vi tilbakemeldinger for å vokse, på den andre siden er det krevende å motta tilbakemeldinger særlig hvis det ligger et element av kritikk i den. Derfor; hvis du ønsker å gi tilbakemelding som inneholder kritikk, la det være med mindre vedkommende etterspør tilbakemelding. Du kan eventuelt gi tilbakemeldingen til sjefen til vedkommende  hvis du mener det er viktig og du er konstruktiv. En siste mulighet er å spørre om du kan få lov til å gi vedkommende en tilbakemelding. Pass på settingen. Dere bør være på tomannshånd. Det aller beste er å utvikle en kultur på jobb, hvor tilbakemeldinger har sin faste og trygge plass.

     
  7. Tre stjerner og ett ønske
    Husker du anekdoten om Nils Arne Eggen? Han var en mester i å lete etter go’foten hos RBK-spillerne. Hva var det de allerede var god på? Han var ikke så opptatt etter å kritisere, han var opptatt av å utvikle vinnere. Han hjalp spillerne å se hva de var gode på.

    Da må du ta utgangspunkt i folks naturlige konkurransefortrinn. En som allerede er god til å løpe fort, han må få lov til å terpe teknikk for å løpe enda raskere. Med framgang og mestring kommer motivasjonen og arbeidsgleden. Det er ingen vits i å ta en lang, tynn maratonløper og tenke: «Han skal bli verdensmester i kulestøt». Selvfølgelig, hvis han trener godt, så blir han sikkert god, men han blir aldri en verdensmester. Han har ikke nok korte, eksplosive muskelfibre til å klare å konkurrere mot de som har «et tonn» av disse og som trener like hardt som ham. 

    Slik må vi tenke på jobb også. Hvis Berit er god til å lage analyser, la Berit bli ekspert på analysearbeidet, og la henne slippe kundemøter. Hvis Karl er god til å oppnå relasjoner med kundene, la han jobbe mot kundene, ikke sett ham til å lage analysene. 

    Og når du skal gi tilbakemelding, la folk vite hva du syns er deres sterke sider. Du tenker kanskje nå at «det vet de jo, det er mye viktigere å la dem vite hva de er dårlige på, for det aner de ikke». Jeg tør påstå det ofte er motsatt. Vi er som regel klar over hva vi er dårlige på. Ikke alt, men mye. Og så er vi mindre gode til å se hva vi er gode på. 

    Det ser jeg hver eneste gang jeg holder kurs. «Hva, er jeg god på formuleringer? Det har jeg aldri tenkt over» eller «Nei, jeg kan ikke argumentere … Sier du det? Mener du jeg er god på det?». Gir jeg aldri kritikk? Jo, det gjør jeg. Men da er den alltid saklig og formulert som et forslag til hvordan det kan gjøres.

    Siden vi husker negative tilbakemeldinger mer enn positive, bør vi derfor gi flere positive tilbakemeldinger pr. negative. Dette kaller jeg «Tre stjerner og ett ønske». 
    Her er ett tenkt eksempel fra kurset i Krystallklart budskap - retorikk og kommunikasjon:
    «Du er svært enkel å forstå. Du er flink til å formulere deg, det tror jeg er en styrke du har. Liker du å lese litteratur? Videre var dette strukturert. En klar rød tråd gjennom hele innlegget, og med en klar oppfordring til handling mot slutten. Det jeg kunne ønsket meg var at du spisset argumentene bedre, slik at fordelen til mottaker kom enda tydeligere fram. Vi må selvsagt ha med egenskapene til produktet, men fortell oss først hvilken fordel vi får av å bruke dette produktet. Får du det på plass, blir dette meget bra!»

    Et annet tenkt eksempel: «Jeg liker godt måten du bygger opp rapporten på, den er intuitiv og enkel å forstå. Jeg liker også at du formulerer deg presist og kortfattet, og at du legger ved analysen til Petter for de som er interessert i detaljene. Det jeg kan ønske meg i tillegg er litt mer informasjon om oppsiden dette gir aksjonærene våre. Kan du legge til et lite avsnitt om det før vi sender ut rapporten?».


Kunsten å tørre å prøve og feile ...

Selv har jeg nettopp begynt å spille håndball igjen, etter 23 års fravær fra banen. Jeg er nokså stolt over det, for å si det rett ut. Særlig siden jeg ikke var spesielt god da jeg var aktiv som barn og ungdom. Stor var derfor overraskelsen da jeg allerede på den første treningen fikk tilbakemelding på at «Du låser utrolig bra i forsvar!», «Du gjør knallgode pådrag» og «Åh, for et håndledd du har, de skuddene er umulige å ta». Hva? Meg? Og det fikk meg til å tenke: Enn om noen hadde sagt dette til meg da jeg spilte aktiv som ungdom? 

Da hadde jeg kanskje turt å prøve mer på håndballbanen, framfor å bare dytte ballen videre til de andre? Slik at jeg hadde feilet, lært og utviklet meg som spiller. Og ikke sluttet å spille håndball som sekstenåring — for jeg elsket jo spillet, lagkameratene og det å trene. Men jeg trodde jeg ikke hadde det som skulle til, jeg var redd for å ødelegge for laget. Så jeg sluttet.

Hvor mange av oss går ikke rundt i hverdagen og er redde for å mislykkes? Og som derfor holder oss innenfor de trygge rammene, der vi vet vi mestrer og ikke gjør feil? 

Nettopp derfor er det så viktig at vi gir hverandre tilbakemeldinger hele tiden på hva vi er gode på og når vi gjør en god jobb, slik at vi kan oppdage nye sider ved oss selv, nye ferdigheter og få lyst til og bli trygge nok til å tørre å prøve og feile. Da utvikler oss til å bli store, sterke og vakre. Da tåler vi å høre «Det jeg kan ønske meg …». Og da utvikler vi en vinnerkultur hvor vi trives og skaper resultater.

Oppsummert:

  • Bygg tillit
  • Skap trygghet
  • Vær konkret
  • Vær direkte (og evt. mild)
  • Vær saklig
  • Gi primært tilbakemelding når det etterspørres, evt. spør først
  • Gi raust Tre stjerner og ett ønske

 

Helt til sist; jeg trenger også tilbakemelding for å utvikle meg.
Gi meg gjerne en tilbakemelding på hva du syns om dette blogginnlegget spesielt eller blogginnleggene generelt; hva du liker og hva du savner eller kunne ønske at jeg skrev om. Send den gjerne på e-post: post@krystallklart.no eller i kommentarfeltet på Facebook, LinkedIn eller Twitter. Takk til deg på forhånd!

Ha en fortsatt strålende flott dag!

Anne Karin