Slik får du effektive videomøter

16.08.2019

0
Bilde: Bilde: @austindistel

I 2018 gjennomførte Forrester Consulting på vegne av Polycom en undersøkelsen  “Streamlined Video Conferencing Strategy Drives Business Results” som viste at antall videomøter øker. At framtiden er digital, er det ingen som er i tvil om, og videomøter er kommet for å bli.

Forklaringen er enkel. I dag samarbeider vi med mange andre aktører som er spredt over hele jordkloden. Det kan være kunder, samarbeidspartnere, interesseorganisasjoner eller en annen avdeling som er plassert i et annet land eller langt unna der hvor vi er lokalisert. Og selv om du skal i møte med noen i samme by, så sparer du tid på å slippe og reise, og arbeidsgiveren din sparer penger.

I tillegg er det en fordel for alle parter at du bruker tiden din på jobb, framfor å sitte i en taxi eller et fly på vei til et møte. For samfunnet er det mer miljøvennlig å ta møtet via video. På toppen av dette kan videomøter være mer effektive enn et fysisk møte. Dette forutsetter imidlertid at møtet planlegges og gjennomføres på en god måte.
 

Her skal du få tre tips til hvordan du kan skape effektive og nyttige videomøter:

  1. Ha en krystallklar agenda med tydelig mål for møtet. En god agenda er en forutsetning for ethvert møte, men er enda mer kritisk viktig for et godt videomøte.
     
  2. Sitt nærme videokameraet så alle kan se ansiktsuttrykkene til hverandre. Det non-verbale språket teller fortsatt. En uvane mange har når de deltar på møter generelt og videomøter spesielt, er at de jobber på pc-en eller leser på nettet under møtet fordi de kjeder seg eller har det travelt. Da blir møtet ineffektivt og får redusert kvalitet, fordi de ikke får med seg det de andre sier. Da er det bedre å gjøre unna møtet på 15 minutter, slik at deltakerne kan jobbe konsentrert etterpå. (Nei, du kan ikke multi-taske. Selv ikke om du er kvinne. Det er vitenskaplig bevist).
     
  3. Snakk inn i mikrofonen så alle kan høre hva du sier. Dette er spesielt viktig hvis 5 personer sitter i et møterom, mens andre deltakere sitter alene foran sin pc for å delta på møtet. Da er det lett at de fem som sitter fysisk sammen, glemmer å rette ansiktet mot mikrofonen. Å ha god lyd er svært viktig slik at alle hører det som blir sagt, slik at du slipper å gjenta det du sier og for å redusere risikoen for misforståelser. 

 

Lykke til!

Anne Karin