Du kan ikke presse folk til å gi deg den responsen du ønsker

27.01.2020

0

Du kan ikke presse folk til å gi deg den responsen du ønsker

Se for deg at du er rasende, oppgitt eller frustrert. Du har en ansatt som har gått langt over streken.
Du er nødt til å sette ned foten. Markere en grense. Si klart i fra at «Dette er ikke OK».

Du forbereder deg godt. Du vet hva du skal si. Du har et tydelig budskap. Du har 2-3 eksempler som illustrerer og beviser at vedkommende har gått for langt.

Du starter samtalen, er kort, klar og konkret. Hele tiden spinner hjernen din rundt det du skal si. Dette er viktig. Dette er viktig for deg. For omgivelsene. For ham eller henne du snakker til. Alt du ønsker er at vedkommende skal forstå at dette er viktig, at han eller hun skal forstå at at de har gått over en uakseptabel grense, og at du er nødt til å ta dette opp med dem, slik at de skal lære.
 

Du forventer en bestemt type respons

Når du er ferdig med å snakke, venter du spent på responsen. Du forventer en bestemt respons. En respons som kommuniserer at vedkommende har forstått, ser din side av saken, tatt alvoret inn over seg, angrer seg, kanskje blir flau eller i det minste lei seg, at han eller hun ser på deg med beklagende øyne og kanskje til og med sier unnskyld?

Du forventer et bestemt kroppsspråk, en litt sammenfallen overkropp, et hode som henger framover, et blikk som viker unna eller som stirrer ned i bordplaten. Kanskje du til og med er mentalt forberedt på noen tårer.

Men så skjer ikke dette. Tvert i mot.

Han eller hun du snakker til, sitter rak i ryggen, ser deg rett inn i øynene mens du snakker, akkurat som om ham eller hun vurderer om det du sier er riktig. Kanskje du til og med blir utfordret, at noe av det du sier ikke stemmer. En detalj her og en annen der. Du blir irritert, de detaljene er ikke vesentlige. Du kjenner temperaturen stige, sinnet flammer opp. Du må jobbe for å beherske deg.

Du drar fram stadig sterkere argumenter og eksempler. Budskapet er ikke lengre spisset, det er kvesset. Du minner om rollefordelingen i rommet. Du er sjef, han eller hun er "bare" en ansatt. I ren frustrasjon spør du vedkommende om han eller hun forstår hva de har gjort, om de forstår konsekvensene for seg selv og omgivelsene? Du drar strikken lengre og lengre, blir mer og mer personlig i håp om å trenge gjennom skallet vedkommende har rundt seg.

Likevel får du ikke den reaksjonen du ønsker. Kanskje sitter vedkommende der fortsatt, sterk og rak foran deg, stolt, nesten arrogant. Uberørt. Kanskje tar vedkommende til og med fram mobilen og kaster et blikk på klokken, bare for å provosere deg? Er-det-mulig???
 

Å bryte noen ned er ingen kunst

Det er da du virkelig strammer skruen og blir så personlig at du spør rett ut: «Du skjønner at du har dummet deg ut her? Alle sammen syns det er pinlig det du gjør. Hvordan ser du for deg framtiden din her, når absolutt ingen har tiltro til deg lengre? Ingen stoler på deg, ingen vil jobbe med deg?»


Hvem kan overleve et slikt personangrep?

Alle. I 5 minutter. 

Ingen. Når natten kommer.

 

Når natten kommer og vedkommende er alene, da kommer kanskje reaksjonen du hadde forventet å se på møterommet. Da kommer frykten snikende om at det du sa var riktig, kanskje også det som endte opp med å bli en overdrivelse fordi du bare måtte "nå fram", da kommer tårene, tvilen og usikkerheten, som igjen utløser angeren, skyldfølelsen, kanskje til og med skamfølelsen? 
 

Jeg gråter inn i meg, selv om du ikke ser det


Å bryte noen ned, er ingen kunst, her har vi mennesker en lang erfaring. Men var det det du ønsket? Var det målet ditt med samtalen? Har du i så fall tenkt på hvordan du skal bygge vedkommende opp igjen? Og er du sikker på at du får muligheten?
 

Vi trenger respons - ikke forvent det

Det er forståelig at vi ønsker respons når vi kommuniserer. Kommunikasjon er en dans mellom to parter. Taleren og Tilhøreren, og begge to påvirker hvordan dansen - talen - utvikler seg. Prestasjonen og resultatet av dansen er begge to med på å påvirke, og begge to er ansvarlig for å bidra til å lage en god dans sammen.

Likevel er det ingen tvil om hvem det er som har alt å vinne - og tape - i et slikt scenario som beskrevet ovenfor. Din ansatt skulle irettesettes, og du var dommeren som måtte ta dette tunge ansvaret. Ditt mål var å være en god leder, et godt menneske. Men var du det?

Når vi mennesker blir angrepet - for kritikk kan oppleves om et angrep, går vi inn i enten «fight» eller «flight» modus. 

I «Flight»-modus kan vi jatte med, legge oss flate, bare for å komme oss raskt nok unna. Vi har ikke nødvendigvis forstått så mye, eller innrømmet så mye (for oss selv) eller tatt reelt ansvar. Vi har kun sagt det som situasjonen krever for at vi skal kunne komme oss unna så raskt som mulig. Ubehaget er så stort at vi er villige til å gjøre nesten hva som helst for å unnslippe.

I «Fight»-modus slår vi tilbake. Vi utfordrer fakta eller argumenterer tilbake, spesielt når vi mener kritikken er unyansert eller urettmessig. Vi setter opp et skjold for å beskytte oss selv mot ordene som gjør så vondt, slik at vi unngår å knekke sammen, vise svakhet eller sårbarhet. Det betyr ikke at vi ikke forstår, det betyr ikke at vi ikke ser at vi har gjort noe dumt. Det betyr ikke at vi ikke er villige til å ta vår del av ansvaret. Det betyr bare at vi ikke ønsker å tape ansikt. Og du som leder bør heller ikke ønske at din ansatt må tape ansikt for at du skal bli fornøyd.

Det er forståelig at du ønsker respons, men du kan verken forvente det eller tvinge den fram. I allefall ikke i det uttrykket du mener er "det rette". "Jeg gråter inn i meg, selv om du ikke ser det", hørte jeg en klok person si en gang. Det fikk meg til å tenke. 
 

Så hva er leksen her?

  1. Vi må ha et klart mål med tilbakemeldingen. Hva er det du ønsker å oppnå? Er det å hjelpe vedkommende til å bli et bedre menneske, til å bli bedre likt, bedre respektert, til å lykkes? Målet ditt kan ikke være å markere en grense, eller markere din egen autoritet, eller dekke ditt eget behov for «å plassere skapet der det hører hjemme» - for da handler alt dette egentlig bare om deg selv; din manglende tiltro til deg selv og din egen uttrygghet. Ditt mål for en tilbakemelding kan ikke handle om din egen usikkerhet. Den må handle om å hjelpe den du skal snakke med.
     
  2. Skal vi gi en person en tilbakemelding som kan oppleves som sår, er det kritisk viktig å vite hva vi snakker om. Vi må altså ta oss tid til å sette oss grundig inn i saken. Dette handler om din troverdighet som avsender og ditt etiske ansvar som leder ovenfor en annen person.
     
  3. Vær saklig, aldri personlig. I det øyeblikket du blir personlig, har du tapt. Vedkommende vil snu ryggen til deg, begynne å mislike deg og miste tilliten til deg, kanskje for alltid. Og det med god grunn. I det øyeblikket du blir personlig, er det du som er problemet.
     
  4. Aldri dra en konklusjon basert på tolkning av kroppsspråk. Du kan observere, men ikke konkludere. Vi mennesker har et komplekst kroppsspråk. Noen er som en «åpen bok», andre har «pokerfjes». Du vet ikke hva som rører seg langt der inne, uansett hvem du snakker med. Noen av dem som reagerer sterkest emosjonelt, er dem som har de sterkeste skjoldene. Men det vil du sannsynligvis aldri få lov til å oppleve, for disse menneskene viser kun fram sin sårbarhet til mennesker de stoler på 100%.
     
  5. Når du opplever motstand, ikke øk innsatsen. Ikke dra fram hardere skyts og øk presset. Du kan risikere å tråkke over en etisk grense, og ende opp med å gjøre noe langt mer alvorlig, enn det vedkommende du i utgangspunktet hadde tenkt å kritisere hadde gjort. Du kan gjøre et overkommelig problem om til en konflikt som alle taper på, og du kan risikere å miste din egen integritet. Tenk litt på hva det vil bety for deg.

 

Hva kan du gjøre?

  1. Du kan forberede deg på hva du skal si. Ha et klart mål om å hjelpe. Vær kort, klar og konkret. Kom med eksempler som hjelper din ansatt, kollega, kjæreste eller barn, til å forstå hva du mener.
     
  2. Vær tydelig på at dette er din opplevelse av saken. Du sitter ikke på fasiten, selv om en annen person har samme opplevelse som deg.
     
  3. Fakta har makta. Sett deg inn i saken så godt du kan. Samle fakta. Tving deg selv til å se alle sidene av saken, slik at du unngår å samle fakta som kun underbygger ditt forutinntatte bilde. Å sette seg inn i en sak er kjipt, det tar lang tid, men bommer du her, kan du miste både din egen troverdighet og en relasjon til en person du kanskje ønsker å beholde eller er avhengig av.
     
  4. Så si hva du har tenkt å si, deretter hold kjeft! Du må la vedkommende få tid til  å fordøye det du har sagt. Ofte må vi sove på det noen netter før vi forstår. Vi må gruble litt, la det surre litt i underbevisstheten, modnes, før erkjennelsen kommer. Hvis du presser på for mye, forstyrres denne prosessen, fordi det som kunne vært en sunn erkjennelsesprosess blir forhindret av sterke følelser drevet av en opplevelse av urettferdighet og urimelighet. Kanskje også hevngjerrighet. Si det du skal si, og så stopper du - uavhengig av responsen.
     
  5. Sist, men ikke minst, vis respekt, omtanke og empati. Målet ditt er å hjelpe den andre. Å gi tilbakemelding gjør ofte vondt. Men det er lettere å motta kritikk hvis den blir gitt i en atmosfære av kjærlighet og tillit, og hvor målet med samtalen er å bidra til vekst og utvikling, ikke å rive ned eller knuse selvfølelsen til mottaker. Er ikke ditt mål å hjelpe den andre til å vokse, bør du kanskje ta en runde med deg selv. Da er det kanskje du som trenger hjelp?


Lykke til!
 

Anne Karin

 

PS! Vil du ha flere tips til hvordan du kan gi tilbakemeldinger som ansatte vil ha lyst til å ta i mot? Da kan du lese dette innlegget: Tre stjerner og et ønske